Die Zukunft der Rechnungsstellung: E-Rechnung ab 2025
Ab dem 1. Januar 2025 tritt eine bedeutende Änderung in Kraft, die die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Rechnungen ausstellen und empfangen, grundlegend verändern wird. Die Rede ist von der verpflichtenden Einführung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) im B2B-Bereich, basierend auf dem Wachstumschancengesetz. Diese Neuerung bringt zahlreiche Vorteile mit sich, stellt Unternehmen jedoch auch vor neue Herausforderungen.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, maschinen-lesbaren Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Sie muss elektronisch übertragen und automatisch ohne Unterbrechungen verarbeitet werden können. Im Gegensatz dazu gelten Rechnungen in Papierform oder als einfache PDF-Dateien nicht als E-Rechnungen. Die EU-Norm EN 16931 definiert die Anforderungen an E-Rechnungen und stellt sicher, dass diese europaweit einheitlich und kompatibel sind.
Die Vorteile der E-Rechnung
Die Einführung der E-Rechnung bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Zum einen wird der Verwaltungsaufwand erheblich reduziert, da die manuelle Eingabe von Rechnungsdaten entfällt. Dies führt zu einer schnelleren Bearbeitung und Zahlung von Rechnungen. Zum anderen wird die Fehlerquote minimiert, da die Daten direkt in die Buchhaltungssysteme übernommen werden können. Darüber hinaus trägt die E-Rechnung zur Nachhaltigkeit bei, da der Papierverbrauch reduziert wird.
ZUGFeRD vs. XRechnung: Die beiden Hauptformate
Aktuell gibt es zwei primäre Formate für E-Rechnungen: ZUGFeRD und XRechnung. Beide Formate erfüllen die Anforderungen der EU-Norm EN 16931, unterscheiden sich jedoch in ihrer Struktur und Anwendung.
ZUGFeRD
Das ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) wurde entwickelt, um kleinen und mittleren Unternehmen sowie der öffentlichen Verwaltung die Vorteile der E-Rechnung zugänglich zu machen. Es handelt sich um eine hybride Lösung, die aus einem für Menschen lesbaren PDF und einem maschinen-lesbaren Anhang im XML-Format besteht. Diese Kombination ermöglicht es, dass die Rechnung sowohl für den Menschen als auch für die Maschine lesbar ist.
Ein entscheidender Vorteil von ZUGFeRD ist die Anpassungsfähigkeit an das Firmendesign. Unternehmen können ihre Rechnungen weiterhin im eigenen Corporate Design gestalten, was bei der XRechnung nicht möglich ist. Zudem unterstützt ZUGFeRD alle elektronischen Übertragungswege, während XRechnung nur als Web Service genutzt werden kann.
XRechnung
Die XRechnung ist ein strukturiertes XML-Datenformat, das speziell für die maschinelle Verarbeitung entwickelt wurde. Sie wird vor allem für die Einreichung bei öffentlichen Auftraggebern verwendet. Ein Nachteil der XRechnung ist, dass sie keine grafischen Elemente oder individuellen Schriftarten unterstützt, was die Anpassung an das Firmendesign erschwert.
Die Verpflichtung zur E-Rechnung
Ab dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen, die Geschäfte mit anderen Unternehmen tätigen, verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen. Für den Versand von E-Rechnungen gelten bis zum 1. Januar 2028 Übergangsfristen unter bestimmten Bedingungen. Diese Übergangsfristen sollen den Unternehmen ausreichend Zeit geben, ihre Systeme und Prozesse anzupassen.
Herausforderungen und Lösungen
Die Umstellung auf die E-Rechnung stellt Unternehmen vor einige Herausforderungen. Insbesondere kleine und mittlere Unternehmen müssen ihre bestehenden Systeme anpassen oder neue Softwarelösungen implementieren. Hierbei können die Experten der SGB IT oHG, Frank Behrens und Yvonne Christiansen mit ihrem Team, wertvolle Unterstützung bieten. Mit ihrer langjährigen Erfahrung und ihrem umfassenden Wissen im Bereich der kaufmännischen Software stehen sie den Unternehmen beratend zur Seite und helfen bei der Implementierung geeigneter Lösungen.
Kostenfreie Online-Seminare im September
Um ihre Kunden optimal auf die Umstellung vorzubereiten, bietet die SGB IT oHG im September kostenfreie Online-Seminare zum Thema E-Rechnung an. In diesen Seminaren werden die verschiedenen Formate und deren Anwendung detailliert erläutert. Zudem erhalten die Teilnehmer praktische Tipps zur Implementierung und Nutzung der E-Rechnung auf Basis der Softwarelösungen aus dem Hause Lexware. Die Seminare richten sich sowohl an bestehende Kunden als auch an Interessenten, die sich über die E-Rechnung und einer möglichen Umsetzung informieren möchten.
Vorstellung der SGB IT oHG
Die SGB IT oHG wurde 1999 gegründet und hat sich seitdem zu einem führenden IT-Dienstleister in Norddeutschland entwickelt. Mit Standorten in Flensburg-Handewitt, Kiel und Hamburg bietet das Unternehmen ein umfassendes Spektrum an IT-Dienstleistungen an. Von der klassischen IT-Betreuung bis hin zu komplexen Cloud-Lösungen – die SGB IT oHG deckt alle Bedürfnisse für Kunden im KMU Sektor ab.
Frank Behrens und Malte Wellmann, die geschäftsführenden Gesellschafter, haben das Unternehmen zu einer festen Instanz in der Region Schleswig-Holstein und Hamburg geführt. Die SGB IT oHG ist zudem deutschlandweit als Lexware Gold Partner bekannt und bietet spezialisierte Lösungen im Bereich kaufmännischer Software an.
Fazit
Die Einführung der E-Rechnung ab 2025 stellt nicht nur einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung dar, sondern ist auch gesetzlich verpflichtend. Unternehmen sollten sich daher frühzeitig mit den neuen Anforderungen auseinandersetzen und ihre Systeme und Abläufe entsprechend anpassen.
Für weitere Informationen und zur Anmeldung zu den Seminaren besuchen Sie bitte die Webseite der SGB IT oHG unter sgb-it.de.
