Als zentrale Marketingorganisation für Flensburg, Langballig und Harrislee ist die Tourismus Agentur Flensburger Förde (kurz TAFF) seit 2014 für die Region aktiv. 23 Mitarbeiter kümmern sich aktuell in Voll- und Teilzeit um die touristische Vermarktung im In- und Ausland, den Betrieb der Touristinformation und die Entwicklung touristischer Produkte und Angebote in der Region an der Flensburger Förde. Wir haben uns einmal genau angeschaut, was die einzelnen Teams innerhalb der TAFF leisten und wofür sie zuständig sind.
Seit 2010 haben sich die Übernachtungszahlen allein in Flensburg mehr als verdoppelt. Waren es 2010 noch 181.645 Übernachtungen, so sind es im vergangenen Jahr stolze 413.162 gewesen. Die Region Flensburg erfreut sich seit Jahren wachsender Beliebtheit: bei Übernachtungsgästen, aber auch Tagestouristen. Für Geschäftsführer Gorm Casper kommt dies nicht von ungefähr: „Flensburg hat einen zentralen Vorteil, ein authentisches Alleinstellungsmerkmal, das so kein anderer Wettbewerber hat. Flensburg pflegt quasi zwei Kulturen, die deutsche und die dänische, was unsere kleine Hafenmetropole in besonderer Art auszeichnet.“
Die malerische Altstadt und das besondere, skandinavische Flair. Gute Voraussetzungen für eine attraktive Urlaubsdestination. „Menschen, Umgebung und Image sind authentisch, bieten hochwertige Erlebnisbausteine für das Erleben Flensburgs“, so Casper weiter. „Man merkt in Flensburg den skandinavischen Einfluss. Freundliche, entspannte Menschen und malerische Stadtviertel helfen ebenfalls.“ In ganz Norddeutschland gibt es seit Jahren einen Run auf die Küstendestinationen. Urlaub im eigenen Land hat durch die Corona-Pandemie nochmals einen enormen Schub bekommen, hat auch nach dieser entbehrungsreichen Zeit weiterhin Hochkonjunktur. Geht es nach den Tourismusexperten der Region, dann bieten Flensburg und Umgebung das perfekte Erlebnis. Ein Selbstläufer ist der Tourismussektor dennoch nicht. Auch nicht in Flensburg.
Und genau da kommt die Tourismus Agentur Flensburger Förde ins Spiel. Das Team der TAFF arbeitet im Auftrag ihrer Gesellschafter, der Stadt Flensburg, des Amtes Langballig und der Gemeinde Harrislee daran, die Attraktivität der Region nach außen hin zu repräsentieren, Tages- und Übernachtungsgäste zu akquirieren und auch Angebote für Einheimische zu etablieren. „Was wir hier machen ist nicht nur für unsere Gäste“, darauf legt Gorm Casper besonderen Wert. „Wir tun das alles auch für die Einheimischen. Der Tourismus hat allein in Flensburg einen Wirtschaftsfaktor von weit über 250 Millionen Euro.“ Ein ganz wichtiger Punkt ist dabei die richtige Balance zwischen touristischen Angeboten und der ihrer Akzeptanz bei Bürgerinnen und Bürgern. „Tourismus darf nicht als störend empfunden werden“, so Casper. „Wir müssen für das richtige Gleichgewicht sorgen.
Immer größere Veranstaltungen, immer noch mehr Gäste, das ist dabei nicht der richtige Weg.“ Das Stichwort ist hier Tourismus-Akzeptanz. Eine deutschlandweite Thematik. „Eine Überforderung der Stadtbevölkerung gilt es in Flensburg zu vermeiden“, erklärt Casper. „In Umfragen erklären die Befragten derzeit, dass es ein schönes Erlebnis mit den Gästen ist. Viele berichten sogar von einem zu sich selbst durchdringenden Urlaubsflair, durch die vielen dänischen Besucher.“ Ohne Tourismus geht es in Flensburg ohnehin nicht. Gerade die Innenstadt, besonders die Fußgängerzone, ist geprägt von skandinavischer Kundschaft. „Flensburg braucht die hohe Kaufkraft der Dänen“, so Casper weiter. „Für den Erhalt der Stadt ist dies von zentraler Bedeutung, ohne den Tourismus bis zu einem gewissen Grad geht es nicht.“
Hinter der TAFF verbirgt sich weit mehr als der für die meisten Flensburger und Touristen sichtbare Teil. Die Touristinformation in der Nikolaistraße 8 kennt fast jeder. Doch in den Räumlichkeiten hinter dem „Infotresen“ verbergen sich noch etliche weitere Abteilungen bzw. Teams, die wir im Folgenden einmal genauer vorstellen wollen. Mit einem Jahresbudget von 2,4 Millionen Euro dreht sich hier fast alles rund um den Tourismus in der Region. Alleine 563.000 Euro entfallen dabei auf das Marketing.
Touristinformation
Das Herzstück der TAFF. Die vielleicht sichtbarste Abteilung der Tourismusagentur. Rund 50.000 Besucher suchen die Touristinformation in Flensburg jedes Jahr auf. Aktuell beantworten hier vier Mitarbeiterinnen die Fragen direkt vor Ort, am Telefon oder per Mail. „Wir haben hier relativ viel Tagesgeschäft“, erklärt Teamleiterin Sabrina Battefeld. „Die Beratung der Gäste am Counter oder am Telefon bildet den Kern unserer Tätigkeit.“ Für Touristen, die bereits in Flensburg sind, ist die Touristinfo ein wichtiger Anlaufpunkt, wenn es um Stadtpläne, Sehenswürdigkeiten oder Veranstaltungen geht. „Stadt- und Gästeführungen spielen ebenfalls eine große Rolle“, so Battefeld weiter. „Wir verkaufen hier Tickets für öffentliche Führungen oder nehmen Anfragen für private Führungen auf.“ Auch macht sich von hier aus angefragtes Infomaterial auf den Postweg zu potentiellen Gästen oder Reiseanbietern.
Aktuell wird das Team um Sabrina Battefeld, Christiane Seidl, Amelie Jochims und Johanna Busch auch durch die Auszubildende Caroline Meimerstorf ergänzt, eine von aktuell drei bei der TAFF. Produktkenntnisse sind ein wichtiger Faktor in dieser Abteilung. Auszubildende aber auch alle anderen Mitarbeiter versuchen hier stets auf dem neuesten Stand zu sein und sich mit den Angeboten und Attraktionen der Region so vertraut wie möglich zu machen. „In unser Einführungswoche zu Beginn der Ausbildung besuchen wir alles Mögliche in und um Flensburg“, erklärt Caroline Meimerstorf. „Wir sollen die Region so gut wie möglich kennenlernen, besuchen Museen, unternehmen Fahrten mit Ausflugsschiffen, schauen uns in Hotels um oder begleiten Stadtführungen.“
Stadt- oder Gästeführungen finden nahezu täglich statt. Vor Corona waren es über 1000 Führungen pro Jahr. „Das ist schon eine Hausnummer, die alle abzuwickeln und ausreichend Guides zu finden“, sagt Battefeld. „Aktuell arbeiten wir mit etwa 30 Gästeführern zusammen und bilden auch regelmäßig neue aus.“ Die Führungen werden von der TAFF geplant, organisiert und durchgeführt.
Ein weiteres Tätigkeitsfeld der Touristinformation ist die Vermittlung von Unterkünften. Die TAFF tritt hierbei selbst mit einer eigenen Plattform als Vermittler zwischen Anbietern und Gästen auf. Rund 240 Unterkünfte befinden sich aktuell im Portfolio der Tourismusagentur.
„Es kommt doch häufig vor, dass Leute direkt bei uns nach Unterkünften fragen“, erklärt Christiane Seidl. „Wir haben gute Buchungszahlen.“ Die Touristinformation übernimmt dabei auch die Schlüsselübergaben für Ferienunterkünfte, arbeitet mit Reinigungsunternehmen zusammen und bietet eine Rundum-Betreuung für Anbieter, die nicht unmittelbar vor Ort sind. In engem Austausch und in Zusammenarbeit mit dem Team Informations- und Reservierungssystem (kurz IRS) werden Vermieter auch bei der Preisgestaltung, der Präsentation mit Bildern und der Gestaltung des Onlineauftritts beraten. „Unsere Vermieter können in unserem Portal Texte und Bilder selbständig austauschen“, erklärt Seidl. „Die Provision, die dann für eine abgeschlossene Buchung an die TAFF fließt, orientiert sich an den großen, bekannten Buchungsportalen.“
Der hauseigene Shop und der Onlineshop stellen den letzten großen Tätigkeitsschwerpunkt der Touristinformation dar. „Unseren eigenen Shop haben wir in den vergangenen Jahren stetig ausgebaut“, so Battefeld. „Wir konzentrieren uns dabei auf Flensburger Produkte oder Artikel die für Flensburg attraktiv sind. Schöne und hochwertige Artikel, die über normale Souvenirs hinausgehen.“ In den letzten Zügen befindet sich auch der dazugehörige Onlineshop, wo die Artikel zukünftig zusätzlich präsentiert und auch verkauft werden sollen.
Team Informations- und Reservierungssystem (IRS)
Johanna Busch und Violetta Krause kümmern sich aktuell um das Informations- und Reservierungssystem, sowie die Vermieterbetreuung. Eine Abteilung, die eher im Hintergrund aktiv ist. Kernaufgaben sind die Pflege von Vermieter-Daten (Ferienunterkünfte), Pflege von Erlebnissen, die Pflege von Veranstaltungen, die Zusammenarbeit mit Partnerportalen (booking.com, Holidu oder Check24), die Betreuung des eigenen Ticketsystems (z. B. Dampf-Rundum) und das Führen von Statistiken. Zudem werden hier neue Vermieter aufgenommen, Vermieter beraten, Klassifizierungen durchgeführt und auch Gästebeschwerden aufgenommen, bearbeitet und weitergeleitet. Die Abteilung steht insbesondere Vermietern mit „Rat und Tat zur Seite“.
Gruppen- und Pauschalreisen
Birgitte Grevsen-Unrath zeichnet bei der TAFF für die Gruppen- und Pauschalreisen verantwortlich. Sie widmet sich der Entwicklung und Durchführung maßgeschneiderter Reiseerlebnisse für Gruppen- und Individualreisende. „Wir entwerfen und koordinieren diese Reisen, berücksichtigen dabei individuelle Anforderungen und Wünsche um einzigartige Reiseerlebnisse zu erschaffen“, so Grevsen-Unrath.
Infrastrukturmanagement
Martje Brodal für den Kreis Schleswig-Flensburg und Victoria Best für die Stadt Flensburg. Die beiden Mitarbeiterinnen im Infrastrukturmanagement haben ihre Augen und Ohren im Bereich der touristisch relevanten Infrastruktur. Dies können Radwege sein, an denen ihnen beispielsweise Auffälligkeiten oder nicht mehr adäquate Beschilderungen gemeldet werden. „Wir schauen uns das dann gegebenenfalls an, leiten die Hinweise weiter und machen den entsprechenden Stellen bei Kreis und Stadt Verbesserungsvorschläge“, erklärt Brodal. „Wir machen uns in vielfältiger Hinsicht über touristische Angebote Gedanken, schreiben Konzepte und stellen diese dann vor.“
Brodal und Best arbeiten jeweils allein in ihren Abteilungen, bei einigen Projekten allerdings auch zusammen. „Eines der letzten Projekte, an denen wir beteiligt waren, ist eine Art Actionbound für das Stiftungsland Schäferhaus“, berichtet Brodal. „Wir haben eine Postkarte entwickelt, die neben einer Karte des Stiftungslandes auch einen QR-Code enthält. Zudem gibt es ein Bingo-Spiel für Kinder im Stiftungsland.“
Schlecht lesbare Schilder sind ein wichtiger Bestandteil der Arbeit in dieser Abteilung. „Ich arbeite hier auch mit vielen anderen Partnern oder Akteuren im Kreis Schleswig-Flensburg zusammen“, sagt Brodal. „Es gibt noch ein paar weitere Infrastrukturmanager im Kreis.“ Ganz aktuell im Fokus der beiden Infrastrukturmanagerinnen ist auch ein Wohnmobilstellplatzkonzept für Flensburg.
Eventabteilung und Erlebnismeile
Veranstaltungen und Events in und um Flensburg. Für die Planung, Organisation und Durchführung sind hier Bastian Basler (aktuell Teamleiter), Tanja Vasquez und Friederike Schmidt (aktuell im Mutterschutz) zuständig. „Wir befassen uns überwiegend mit public events“, erläutert Basler. „Das sind zum Beispiel das Osterfeuer im Frühjahr, das Dampf-Rundum oder Flensburg Ahoi im Sommer, die Strandgut-Veranstaltung mit der Flensburger Brauerei, das Kulinarikfestival in der Innenstadt und zu guter Letzt natürlich der Weihnachtsmarkt.“ Zu planen und zu organisieren gibt es hier das ganze Jahr über etwas. Schon jetzt befinden sich die Mitarbeiter unter anderem voll in den Vorbereitungen für den diesjährigen Weihnachtsmarkt. „Bei den Veranstaltungen sehen viele nur das Ergebnis“, so Basler. „Wie aufwändig und langfristig die Planungen und Vorbereitungen sind, das sieht man oft nicht.“ Der Flensburger Weihnachtsmarkt kostet jedes Jahr rund 225.000 Euro. Fünf Wochen lang verwandelt sich der Bereich zwischen Süder- und Nordermarkt zu einem der längsten Weihnachtsmärkte Norddeutschlands. Basler und sein Team kümmern sich nicht nur bei dieser Großveranstaltung um alle Details. Wer steht wo? Was darf wo hin? In enger Abstimmung mit den Behörden der Stadt müssen Feste und Veranstaltungen genauestens vorbereitet werden.
Externe Dienstleister und Unternehmen müssen ins Boot geholt werden, denn allein lassen sich diese Projekte kaum stemmen. „Wir sind eine Abteilung mit zwei Schwerpunkten“, ergänzt Tanja Vasquez. „Wir sind dazu da, Reiseanlässe zu generieren, mit dem Hauptaugenmerk auf dem Tourismus. Der andere Teil ist das Eventmanagement mit Augenmerk auf Belebung der Innenstadt.“ Die Abteilung steht jedes Jahr vor neuen oder anderen Herausforderungen. Seit dem Jahrhunderthochwasser im vergangenen Jahr und den damit verbundenen Einschränkungen auf der Schiffbrücke steht dort nun deutlich weniger Platz für Veranstaltungen zur Verfügung. „Wir müssen mit diesen Gegebenheiten klarkommen“, so Basler. „Versuchen weiterhin für alle das Beste herauszuholen.“ Die TAFF arbeitet mit städtischen Geldern. Das Budget ist somit begrenzt. „Sinnmaximierung, statt Gewinnmaximierung, ist eines unserer Mottos“, sagt Basler. „Viele wünschen sich alles auf einmal, das ist natürlich nur schwer zu realisieren.“ Events und Veranstaltungen werden hier entweder auf eigene Initiative hin entwickelt und vorgeschlagen oder es sind Wünsche seitens der Gesellschafter, die an die TAFF herangetragen werden.
An die Eventabteilung angegliedert sind seit kurzem auch Emin Yilmaz, Anna Haalboom und Shweta Chopra. Die Erlebnismeile, ein Projekt des Innenstadtmanagements, ist der TAFF übertragen worden. „Unsere Kernaufgabe ist die Gestaltung von neuen Veranstaltungsformaten für einen definierten Bereich der Innenstadt“, erklärt Projektleiter Yilmaz. „Dafür gab es unter anderem eine Förderung des Bundes.“ Die Erlebnismeile ist ein Teil des Innenstadtvisualisierungsprojektes. „Der Eventbereich liegt bei uns, der Rest des Projektes und die Koordinierung liegen beim Innenstadtmanagement der Stadt Flensburg. Es gilt neue Formate zu generieren und sich auf die veränderte Situation in der Innenstadt einzustellen. „Die Innenstadt befindet sich in einem Veränderungsprozess“, so Yilmaz. „Wir versuchen Formate zu entwickeln, die auch eine Zukunft haben.“ Vom 21. bis zum 23. Juni 2024 findet mit dem „Sommer Hygge“ das erste Stadtfest statt, am und um den Nordermarkt. „Es wird ein deutsch-dänisches Mitmachstadtfest.“ Geplant sind zudem weitere Veranstaltungen im Bereich Gastronomie und Einzelhandel. Unter anderem auch ein Kurzfilmstreifzug mit Open Air Kino am Südermarkt oder ein Lichtkunstfest im Oktober in Zusammenarbeit mit der Hochschule.
Marketing
Eine der Kernaufgaben der Tourismus Agentur Flensburger Förde. Geschäftsführer Gorm Casper fungiert hier auch als Abteilungsleiter. Mit im Boot sind Nicol Zwick, Jaqueline Honnens und Anne Jette Hansen. „Wir betreuen die Bereiche PR, Online-Marketing und social media“, erklärt Honnens. Ziel ist die Vermarktung von Flensburg, Langballig und Harrislee. „Deutschlandweit und über die Grenzen hinaus“, ergänzt Honnens. „Dänemark ist aber eine wichtige Zielgruppe und ein Quellmarkt.“ Ein wichtiges Aushängeschild der Abteilung ist das jährlich erscheinende Urlaubsmagazin. Neben der Vermarktung der Region geht es hier auch um Produktentwicklung in Kooperation mit Partnern.
„Wir treffen uns beispielsweise zwei Mal im Jahr zu einem Netzwerktreffen mit Hoteliers“, sagt Honnens. „Daraus ist beispielsweise das neue Kulinarikevent „Genusswoche“ entstanden.“
Es ist viel Netzwerkarbeit, die zur Marketingabteilung gehört. Einige Projekte werden in enger Abstimmung mit anderen Verbänden oder der übergeordneten Dachorganisation TASH (Tourismus Agentur Schleswig-Holstein) durchgeführt. „Es ist viel Öffentlichkeitsarbeit, die man betreibt“, so Honnens. „Wir arbeiten auch oft mit Redakteuren zusammen und organisieren Pressereisen.“ Printprodukte, wie das Urlaubsmagazin, Stadtpläne oder Kooperationshandbücher sind Ergebnisse der Arbeit dieser Abteilung. „Wir arbeiten nicht nur nach außen, sondern auch nach innen“, erklärt Honnens. „Wir bieten Handbücher für unsere Partner, für touristische Betriebe oder auch Vermieter von Ferienimmobilien.“
Im Marketing spielt sich heute ein nicht unerheblicher Teil der Tätigkeiten im Internet und den sozialen Medien ab. Social Media Managerin Anne Jette Hansen sorgt für frischen Content in diesen Bereichen. „Es geht um eine Mischung aus Inspiration hierher zu kommen, die Flensburger Förde kennenzulernen, aber auch um Inspiration was man hier vor Ort alles machen und erleben kann“, so Hansen.
Die aktuelle Zeit stellt für die Marketingabteilung eine große Herausforderung dar. „Mehr noch als der Wettbewerb ist es momentan die Verunsicherung, die die Menschen bei ihren Urlaubsplanungen beeinflusst“, so Honnens. „Wir merken das auch am Buchungsverhalten. Alles ist ein wenig kurzfristiger geworden, die Leute buchen nicht mehr so weit im Voraus, wie noch vor einem Jahr.“ Nach Corona fliegen die Leute auch wieder vermehrt ins Ausland.
„Man darf auch die Wirkung des schlechten Wetters nicht unterschätzen“, sagt Marketingleiter Gorm Casper. „Die Leute sind durch die kurzfristige Buchung „wetterfühliger“ und insbesondere in diesem Jahr haben wir diesbezüglich kein gutes Frühjahr gehabt.“ Im Zusammenspiel mit der Inflation und den damit verbundenen allgemein höheren Kosten steht vielen nicht mehr das Geld zur Verfügung, wie noch vor einigen Monaten oder Jahren.
„Die Menschen sind bei den Preisen sensibler geworden, auch wir merken das im Buchungsverhalten“, so Casper. „Flensburg hat immer die höchste Auslastung im Land gefahren, eigentlich brauchen wir mehr Hotels in der Stadt, momentan herrscht aber etwas Verunsicherung, weil nicht abzuschätzen ist wie der Jahresverlauf aussehen wird.“
Kooperationsmanagement
Kooperationen, sinnvolle Partnerschaften und Zusammenarbeit zu entwickeln bzw. zu schließen, das ist unter anderem die Aufgabe von Kerrin Matthiesen-Delfs und Fabienne Mentz. „Das, was wir machen ist oft nicht sichtbar“, so Matthiesen-Delfs. „Wir arbeiten eher im Hintergrund und schauen wie man die vielen Ideen, die bei Politik, Partnern und Akteuren herumschwirren verbinden und dadurch Gutes entstehen lassen kann.“ Die beiden müssen sich aktiv um Informationen bemühen und vermitteln in erster Linie, denn nicht jedes Projekt kann die TAFF allein auf die Beine stellen. „Fabienne hat zudem noch einen weiteren Schwerpunkt: die Unterstützung von Projekten durch potentielle Fördermittel.“ Kooperationsmanagement bedeutet in erster Linie Kommunikation mit unterschiedlichsten Akteuren. „Wir versuchen das Ganze im Blick zu haben, die Interessen der Touristen, des Einzelhandels, der Innenstadt und der Stadtbevölkerung.“
Text und Fotos: Benjamin Nolte
